Yhdistyksen hallituksen rekisteröiminen

Ilmoituksen tekeminen yhdistysrekisteriin tulee useimmiten vastaan silloin, kun rekisteröityneen yhdistyksen osoite- ja yhteystiedot muuttuvat, yhdistyksessä tehdään sääntömuutoksia tai ilmoitetaan puheenjohtajan ja nimenkirjoittajien muutoksista. Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) muistutti elokuussa, että yhdistykset voivat halutessaan ilmoittaa myös hallituksensa yhdistysrekisteriin. Hallituksen jäsenten ilmoittamisesta yhdistysrekisteriin syntyy ainakin se etu, että rekisteritietojen päivittämisen pystyy tekemään kuka tahansa hallituksen täysi-ikäinen jäsen. Enää ilmoitusten tekeminen ei ainakaan järjestelmän rajoitusten takia jäisi pelkästään puheenjohtajan kontolle, joten tätäkin työtä voitaisiin jakaa paremmin hallituksen kesken.

Jos yhdistys päättää vapaaehtoisesti ilmoittaa hallituksensa yhdistysrekisteriin, yhdistyksen tulee huolehtia tietojen pitämisestä ajantasaisena. Muutosilmoitus tulee tehdä viipymättä aina kun hallituksen kokoonpanossa tapahtuu muutoksia tai hallituksen tiedot halutaan poistaa yhdistysrekisteristä. Toisaalta hallituksen vaihtuessa usein yhdistyksen nimenkirjoittajatkin vaihtuvat, jolloin muutosilmoitus olisi joka tapauksessa tehtävä.

On hyvä huomioida, että vaikka yhdistyksen säännöt antaisivat hallituksen jäsenille nimenkirjoitusoikeuden ja yhdistys on ilmoittanut heidät nimenkirjoittajina, kyse on eri asiasta kuin vapaaehtoinen hallituksen jäsenten ilmoittaminen. Pelkästään nimenkirjoittajaksi ilmoitettu toimija, vaikka olisikin hallituksen jäsen, ei voi allekirjoittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle tehtäviä ilmoituksia.

Nimenkirjoittajien ja hallituksen jäsenten ilmoitusosiot ovat eri kohdissa ja päivitykset tulee tehdä molempiin kohtiin erikseen, sillä ne eivät muuta toisiaan automaattisesti. Ilmoitukset kuitenkin kannattaa tehdä samalla kerralla, koska näin muutokset saa tehtyä samalla kertamaksulla eikä rekistereihin jää ristiriitaisia tietoja. Netissä ilmoituksen tekeminen maksaa 20 euroa ja tarvitset allekirjoittamiseen suomalaisen henkilötunnuksen ja henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenteen tai sirullisen henkilökortin (HST-kortti). Tarvittaessa ilmoituksen voi tehdä myös PRH:n sivuilta löytyvällä paperilomakkeella. Hallituksen jäsenten ilmoittamiseen tarvitaan seuraavat tiedot: henkilöiden nimi, syntymäaika ja kansalaisuus.

Rekisteröidyn yhdistyksen yhdistysrekisteriin merkityt hallituksen jäsenet ovat rahanpesulain tarkoittamia yhdistyksen tosiasiallisia edunsaajia. Tämä on hyvä muistaa, kun esimerkiksi pankki tai tilitoimisto tiedustelee, ketkä ovat yhdistyksen edunsaajia.

---

Linkki:

PRH yhdistyrekisterin sähköinen asiointi

Lähteet:

Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä

Yhdistyslaki

Yhdistys: Hallituksen rekisteröinti mahdollista, mutta ei pakollista (PRH 17.8.2021)

Yhdistyksen hallituksen rekisteröiminen ja muutosten ilmoittaminen (PRH 6.4.2021)

Hallituksen ilmoittaminen yhdistyksiin mahdollista, mutta ei pakollista (PRH 16.3.2021)

Voiko kirjanpitoa tehdä ilman kirjanpito-ohjelmaa?

Jos tilikaudella kirjattavia tapahtumia on vain muutamia, kirjanpidon voi hyvinkin laatia ilman kirjanpito-ohjelmaa. Toiminnan kasvaessa kirjanpito-ohjelman käyttäminen kuitenkin helpottaa paljon sekä käytännön työtä että talouden seurantaa.

Voiko kirjanpidon tehdä käsin? Kyllä, yksinkertaisimmillaan kirjanpidon voi tehdä vaikka kynällä paperille kirjoittaen. Helpommalla kuitenkin pääset, jos voit hyödyntää jotain taulukkolaskentaohjelmaa kuten Microsoft Excel, Google Sheet, LibreOffice Calc tai Apache OpenOffice Calc. Taulukkolaskentaohjelmalla muun muassa kirjanpidon tilien yhteissummien laskeminen helpottuu ja mahdolliset virheetkin on helpompi löytää. Viimeistään tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen kirjanpitoaineiston muuttumattomuus on varmistettava ja tällöin kirjanpitomerkinnät kannattaa muuttaa johonkin sellaiseen muotoon, joka estää tahattomat muutokset esimerkiksi tulostamalla ne paperille tai PDF-tiedostoksi.

Kirjanpidon laatiminen ilman kirjanpito-ohjelmaa on nykyään jo aika harvinaista. Kun pääsee kokeilemaan jotain hyvää kirjanpito-ohjelmaa ja näkee kuinka paljon helpommin ja nopeammin työ voikaan sujua, harva enää haluaa palata takaisin käsin tehtävään kirjanpitoon. Kirjanpito-ohjelmistojen hinnoittelu on myös muuttunut. Perinteisistä ohjelmistolisensseistä, joissa ohjelma maksaa saman verran käytön määrästä riippumatta, on siirrytty erilaisiin hinnoittelumalleihin. Parhaimmillaan ammattilaistasoisen ohjelmiston saa nykyään käyttöön muutamalla eurolla kuukaudessa.

Mikä sitten on hyvä kirjanpito-ohjelma? Tähän kysymykseen ei ole yhtä kaikille oikeaa vastausta, koska hyvä kirjanpito-ohjelma ei ole yksiselitteinen käsite. Ohjelma, joka toimii hyvin yhden yrityksen tarpeisiin, ei välttämättä sisälläkään riittäviä ominaisuuksia jonkin toisen yrityksen käyttötarkoitukseen. Toisaalta liian monipuolisesta ohjelmasta ei ole mielekästä maksaa, jos suurimmalle osalle ominaisuuksista ei ole tarvetta.

Me Akauntulla käytämme Procountoria, koska se on monipuolinen täysin sähköisen taloushallinnon mahdollistava pilvipalvelu. Procountorin iso etu on sen skaalautuvuus – Procountorin palveluja ja ominaisuuksia voidaan räätälöidä ja muokata asiakkaan tilanteen ja tarpeiden mukaan. Ohjelmiston hinnoittelu perustuu kirjanpidon tositemäärään.

Procountor on selkeä ja helppokäyttöinen. Se kulkee näppärästi mukana missä ikinä menemmekin ja ohjelmasta on aina ollut helppoa siirtää tietoa itselle talteen tai muihin järjestelmiin. Procountor helpottaa myös tilinpäätöksen laatimista ja kirjausketjun aukottomuuden varmistamista. On myös mukava huomata kuinka nopeasti meidän asiakkaat ovat oppineet hyödyntämään ohjelmaa ja kuinka paljon se on helpottanut heidän arkeaan. Nykyaikainen verkkolaskuja ja konekielisiä tiliotteita hyödyntävä taloushallinnon järjestelmä – kuten Procountor – mahdollistaa pienessäkin yrityksessä korkealaatuisen sähköisen taloushallinnon kohtuullisilla kustannuksilla. Hyvällä kirjanpito-ohjelmalla säästetään tekijöiden aikaa, energiaa ja välillä myös hermoja eli juuri näitä yrittäjän tärkeimpiä resursseja.

---

Linkit:

Procountor taloushallinto

Procountor Solo

Mitä kirjanpito on?

Välillä me törmäämme kysymykseen, että mitä se kirjanpito oikeasti tarkoittaa. Käytännössä kirjanpito on liiketapahtumien järjestelmällistä muistiin merkitsemistä. Liiketapahtumalla kuvataan yrityksen toimintaa – sen menoja, tuloja ja rahoitustapahtumia sekä niiden oikaisu- ja siirtoeriä.

Dekkareiden ja oikeusdraamojen ystävänä tykkään ajatella, että kirjanpito on tavallaan todisteluketju, joka kertoo hyvinkin tarkkaan yrityksen tilanteen – mistä on tultu, minne menty ja miten. Mitä tarkoitan tällä? Yleensä kun puhutaan kirjanpidosta, tarkoitetaan kahdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumat kirjataan vähintään kahdelle kirjanpidon tilille. Kirjanpidon tilit kuvaavat mistä raha tai rahassa arvostettu omaisuus on tullut ja mihin se on käytetty. Näistä kirjauksien kokonaisuuksista muodostuu todisteluketju, josta selviää tarkkaan yrityksen viimeaikainen taloudellinen toiminta. Kahdenkertainen kirjanpito lisää myös mahdollisuuksia huomata kirjanpidossa mahdollisesti sattuvia virheitä. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kirjaukset tehdään usein jollekin meno- tai tulotilille sekä jollekin rahoituksen tilille.

Käsitteinä meno ja tulo ovat aika helppoja ymmärtää – menoja syntyy kun tehdään hankintoja ja tuloja syntyy kun myydään tavaroita tai palveluja. Tavallisina kuluttajina ajattelemme usein maksuperusteisesti, että meno syntyy kun maksamme laskun tai tulo kun meille tulee rahaa tilille. Kun yrityksessä tehdään kahdenkertaisesta kirjanpitoa, meno ja tulo kirjataan yleensä suoriteperusteisesti. Silloin meno syntyykin siinä vaiheessa, kun yritys vastaanottaa suoritteen – eli sen ostamansa tavaran tai palvelun. Samalla tavalla tulo syntyy, kun suorite – eli myyty tavara tai palvelu – luovutetaan asiakkaalle. Käteiskaupassa tämä on selkeää, kun raha ja suorite vaihtuvat samoihin aikoihin, mutta esimerkiksi luottokortilla tai laskulla ostettaessa tai ennakkomaksuissa suorite voidaan luovuttaa ennen rahan liikkumista tai sen jälkeen. Kun yrityksessä menojen ja tulojen johdosta liikkuu rahaa, syntyy rahoitustapahtumia. Lisäksi rahoitustapahtumia syntyy myös omistajien sijoituksista ja luotonantajilta saaduista lainoista sekä näihin liittyvästä rahaliikenteestä.

Mitä tarkoittavat oikaisu- ja siirtoerät? Oikaisuilla voidaan muun muassa korjata virheitä tai täydentää kirjanpitoon aikaisemmin merkittyjä vajavaiseksi jääneitä tietoja yrityksen menoista, tuloista ja rahoitustapahtumista. Oikaisuilla saatetaan myös kirjata esimerkiksi maksutapa-alennuksia. Kirjanpidossa kaikelle on oma paikkansa, mutta joskus kuitenkin käy niin, että jonkin yrityksen menon tai tulon käyttötarkoitus muuttuu. Esimerkiksi näin käy, jos jokin alun perin myytäväksi ostettu tuote otetaankin yrityksessä omaan käyttöön. Silloin hankintaa ei voida enää esittää kirjanpidossa samalla tavalla kuin ennen, vaan se täytyy siirtää uutta käyttötarkoitusta vastaavalle kirjanpidon tilille. Silloin puhutaan siirtoerästä.

Kun liiketoiminta täyttää tietyt kriteerit, kirjanpidosta tulee lakisääteisesti pakollista, ja silloin sen tekemättä jättäminen on kirjanpitorikos. Ihan omasta päästä kirjauksia ei saa keksiä vaan kaikkien kirjauksien tulee perustua tositteisiin. Tositteiden tehtävänä on siis todistaa yrityksen tapahtumien tiedot ja todenmukaisuus. Tosite voi olla kuitti, lasku, sopimus tai muu tilannetta tarkentava dokumentti. Tositteiden tulisi olla enimmäkseen ulkopuolisten antamia. Vaikka tapahtumat olisivat yrittäjälle itselleen aivan selkeät, pitää kirjanpito olla tositteiden ja kirjausten kautta vaikeuksitta muidenkin ymmärrettävissä. Eli kun kirjanpitäjäsi kysyy lisätietoa ja tositteita, kyse ei ole kiusanteosta tai siitä, etteikö asiakkaan selvitykseen uskottaisi. On paljon helpompaa selvittää asia riittävällä tarkkuudella nopeasti liiketapahtuman jälkeen kuin muistella tapahtumia vuosien kuluttua.