akauntu_logo234.jpg

Akauntu blogi

vastakirjauksia

  • Jenni Piiparinen

Mitä kirjanpito on?

Välillä me törmäämme kysymykseen, että mitä se kirjanpito oikeasti tarkoittaa. Käytännössä kirjanpito on liiketapahtumien järjestelmällistä muistiin merkitsemistä. Liiketapahtumalla kuvataan yrityksen toimintaa – sen menoja, tuloja ja rahoitustapahtumia sekä niiden oikaisu- ja siirtoeriä.

Dekkareiden ja oikeusdraamojen ystävänä tykkään ajatella, että kirjanpito on tavallaan todisteluketju, joka kertoo hyvinkin tarkkaan yrityksen tilanteen – mistä on tultu, minne menty ja miten. Mitä tarkoitan tällä? Yleensä kun puhutaan kirjanpidosta, tarkoitetaan kahdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtumat kirjataan vähintään kahdelle kirjanpidon tilille. Kirjanpidon tilit kuvaavat mistä raha tai rahassa arvostettu omaisuus on tullut ja mihin se on käytetty. Näistä kirjauksien kokonaisuuksista muodostuu todisteluketju, josta selviää tarkkaan yrityksen viimeaikainen taloudellinen toiminta. Kahdenkertainen kirjanpito lisää myös mahdollisuuksia huomata kirjanpidossa mahdollisesti sattuvia virheitä. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kirjaukset tehdään usein jollekin meno- tai tulotilille sekä jollekin rahoituksen tilille.


Käsitteinä meno ja tulo ovat aika helppoja ymmärtää – menoja syntyy kun tehdään hankintoja ja tuloja syntyy kun myydään tavaroita tai palveluja. Tavallisina kuluttajina ajattelemme usein maksuperusteisesti, että meno syntyy kun maksamme laskun tai tulo kun meille tulee rahaa tilille. Kun yrityksessä tehdään kahdenkertaisesta kirjanpitoa, meno ja tulo kirjataan yleensä suoriteperusteisesti. Silloin meno syntyykin siinä vaiheessa, kun yritys vastaanottaa suoritteen – eli sen ostamansa tavaran tai palvelun. Samalla tavalla tulo syntyy, kun suorite – eli myyty tavara tai palvelu – luovutetaan asiakkaalle. Käteiskaupassa tämä on selkeää, kun raha ja suorite vaihtuvat samoihin aikoihin, mutta esimerkiksi luottokortilla tai laskulla ostettaessa tai ennakkomaksuissa suorite voidaan luovuttaa ennen rahan liikkumista tai sen jälkeen. Kun yrityksessä menojen ja tulojen johdosta liikkuu rahaa, syntyy rahoitustapahtumia. Lisäksi rahoitustapahtumia syntyy myös omistajien sijoituksista ja luotonantajilta saaduista lainoista sekä näihin liittyvästä rahaliikenteestä.


Mitä tarkoittavat oikaisu- ja siirtoerät? Oikaisuilla voidaan muun muassa korjata virheitä tai täydentää kirjanpitoon aikaisemmin merkittyjä vajavaiseksi jääneitä tietoja yrityksen menoista, tuloista ja rahoitustapahtumista. Oikaisuilla saatetaan myös kirjata esimerkiksi maksutapa-alennuksia. Kirjanpidossa kaikelle on oma paikkansa, mutta joskus kuitenkin käy niin, että jonkin yrityksen menon tai tulon käyttötarkoitus muuttuu. Esimerkiksi näin käy, jos jokin alun perin myytäväksi ostettu tuote otetaankin yrityksessä omaan käyttöön. Silloin hankintaa ei voida enää esittää kirjanpidossa samalla tavalla kuin ennen, vaan se täytyy siirtää uutta käyttötarkoitusta vastaavalle kirjanpidon tilille. Silloin puhutaan siirtoerästä.


Kun liiketoiminta täyttää tietyt kriteerit, kirjanpidosta tulee lakisääteisesti pakollista, ja silloin sen tekemättä jättäminen on kirjanpitorikos. Ihan omasta päästä kirjauksia ei saa keksiä vaan kaikkien kirjauksien tulee perustua tositteisiin. Tositteiden tehtävänä on siis todistaa yrityksen tapahtumien tiedot ja todenmukaisuus. Tosite voi olla kuitti, lasku, sopimus tai muu tilannetta tarkentava dokumentti. Tositteiden tulisi olla enimmäkseen ulkopuolisten antamia. Vaikka tapahtumat olisivat yrittäjälle itselleen aivan selkeät, pitää kirjanpito olla tositteiden ja kirjausten kautta vaikeuksitta muidenkin ymmärrettävissä. Eli kun kirjanpitäjäsi kysyy lisätietoa ja tositteita, kyse ei ole kiusanteosta tai siitä, etteikö asiakkaan selvitykseen uskottaisi. On paljon helpompaa selvittää asia riittävällä tarkkuudella nopeasti liiketapahtuman jälkeen kuin muistella tapahtumia vuosien kuluttua.