Miten homma lähtee liikkeelle?
Tilitoimiston palveluiden hankinnassa on mielestämme kyse kumppanuuden luomisesta. Yhteistyön aloittaminen hoituu parhaiten, kun se tehdään yhdessä. Yhteistyön alkaessa seuraamme näitä askeleita, joiden avulla yhteistyö toimii alusta asti sujuvasti.
1
Kerro palvelutarpeistasi ja tavoitteistasi
-
Suunnitellaan yhdessä tarpeisiisi sopiva taloushallinnon kokonaisuus
-
Kerro, jos kirjanpidossasi on jotain erityispiirteitä tai aikaisemmassa kirjanpidossa on selvitystarvetta
2
Tuntemistiedot, tunnistaminen ja sopimuksen allekirjoittaminen
-
Meidän on tunnettava asiakkaamme, joten keräämme tarvittavat tiedot sinusta ja edustamastasi yhteisöstä
-
Tarkista tuntemistietolomakkeelle täytetyt tiedot ennen lomakkeen allekirjoittamista
-
Lue sopimus ja sen liitteet huolella – kysy, jos jokin kohta tuntuu epäselvältä
3
Aikaisemman kirjanpitoaineiston toimittaminen
-
Toimita aiempi kirjanpitoaineisto mahdollisimman pian yhdessä sovitulla tavalla
-
Jos edustamallasi yhteisöllä on jo entuudestaan Procountor käytössä, tarvitsemme vain käyttöoikeudet
4
Procountor asiakkuuden avaaminen
-
Tarvittaessa perustamme Procountor Taloushallinto -ympäristön ja autamme sopivan kuukausipaketin valinnassa
5
Oikeuksien antaminen ja yhteyksien luominen
-
Varmistetaan Procountor käyttöoikeudet sekä huolehditaan pankkiyhteydet kuntoon
-
Pyydämme tarvittavat valtuudet viranomaisasiointiin Suomi.fi -palvelussa
6
Ohjelmien käytön ja Akauntun käytäntöjen opastus
-
Opastamme tarvittaessa ohjelmien käyttöönotossa
-
Procountor tarjoaa myös erinomaisia ohjevideoita ja koulutuksia
7
Kun yrityksesi toiminnassa on muutoksia
-
Ole rohkeasti yhteydessä, niin päivitetään palvelut ja hinnat kohdalleen
Mitä aineistoja tarvitsemme yhteistyön aloittamiseen?
Kun yhteistyökuviot on hoidettu kuntoon, tartumme kiinni varsinaiseen kirjanpitotyöhön. Riippuen siitä, oletko siirtymässä toiselta tilitoimistolta tai vasta aloittanut toiminnan, tarvitsemme tiettyjä aineistoja, jotta voimme aloittaa hoitamaan meidän vastuitamme.
Toimita meille:
Viimeksi valmistunut tilinpäätös
Selkeä tase-erittely
Laaja tuloslaskelma ja tase
Pääkirja ja päiväkirja
Tositteet vähintään kuluvalta tilikaudelta
Tuore kaupparekisteriote ja yhteisösäännöt
Kuluvalta ja edelliseltä tilikaudelta
ASAP
Toimintaa aloittava asiakas
Riippuen siitä onko yritys vasta suunnitelmissa vai ovatko rattaat jo lähteneet pyöriin - sinulta saattaa löytyä jo kirjanpitoon kuuluvia tositteita. Sellaisia ovat esimerkiksi yrityksen perustamiseen ja toiminnan aloittamiseen liittyvät asiakirjat. Toimita meille myös tuore kaupparekisteriote ja yhteisösäännöt.
Siirtyvä asiakas
Tilitoimiston vaihto on mahdollista minkä tahansa kuukauden vaihteessa. Vaihtamiseen liittyvän vastuunjaon osalta kätevin hetki vaihtamiseen on yleensä tilikauden vaihde. Silloin edellinen tilitoimisto hoitaa tyypillisesti tilinpäätöksen tekemästään kirjanpidosta ja Akauntun vastuut alkavat uuden tilikauden aloituksesta. On hyvä kuitenkin huomioida, että tilinpäätöksen teettäminen sellaisessa tilitoimistossa, johon et ole tyytyväinen tai josta epäilet saavasi huonolaatuista palvelua on riski, koska tilinpäätöksen virheitä on työlästä oikaista jälkikäteen.
Siirtyvä Procountor Taloushallinto -asiakas pääsee yleensä helpoimmalla, sillä kirjanpito jatkuu samassa toimintaympäristössä kuin aikaisemminkin – sinun tarvitsee vain myöntää meille riittävät käyttöoikeudet.
Haastavin tilanne on usein silloin kun tilitoimisto vaihtuu kesken tilikauden ja samalla myös kirjanpito-ohjelma vaihtuu. Silloin on erityisen tärkeää toimittaa kaikki tarvittava aineisto nopeasti Akauntulle, jotta muutos saadaan mahdollisimman sujuvasti tehtyä.
Koko kirjanpitoaineiston saaminen edelliseltä tilitoimistolta on tärkeää. Huolehdi, että saat haltuusi aikaisemmalta tilitoimistoltasi ainakin seuraavat tiedot:
Kaikki aikaisemmat tilinpäätökset
Tase-erittelyt
Pää- ja päiväkirjat
Kirjanpitoaineisto tositteineen
Mitä aineistoja tarvitaan palkanlaskennan aloittamiseen?
Palkanlaskentaa varten tarvitsemme tiedot lakisääteisistä vakuutuksista, kuten työeläkevakuutuksen ja tapaturmavakuutuksen numeron sekä palkansaajien verokortit. Tarvitsemme myös palkansaajien perustiedot, kuten osoitteen, palkkalaskelman toimitustavan, pankkitilin numeron sekä työsopimuksen. Jos palkanlaskentaan liittyy jotain erityispiirteitä, mainitse niistä meille mahdollisimman pian.
Palkkojen maksatuksesta ja palkkalaskelmien lähettämisestä sovitaan asiakaskohtaisesti. Muista, että palkkojen, kilometrikorvauksien ja päivärahojen maksuja koskevat ilmoittamisen määräajat ovat tiukat. Varmista, että menettelytavoista on sovittu kanssamme ennen maksujen tekemistä.